1. 成立保密搬迁小组

• 成员构成：由单位保密办负责人、档案管理专员、安全保卫人员组成，成员需通过保密审查，签订《搬迁保密承诺书》。
• 职责分工：
  • 组长：统筹搬迁方案，协调运输、安保等资源，审批打包细节。
  • 档案专员：清点档案、分类打包、记录清单。
  • 安保人员：全程监督操作过程，负责运输途中的安全护卫。

2. 档案清点与分类

• 全面盘点：对照档案台账，逐份核对文件编号、密级、数量，确保 “账物一致”，重点核查高密级档案（如绝密、机密文件）。
• 分级打包：
  • 绝密级：单独使用防拆封金属箱包装，每箱档案不超过 10 份，箱体外加挂电子锁（如 GPS 定位锁），实时监控位置。
  • 机密 / 秘密级：按类别分装至加密硬盘或防拆封纸箱，不同密级不得混装。
• 禁用标识：包装箱外仅标注 “普通物资”“办公用品” 等模糊字样，避免标注 “档案”“机密” 等敏感词汇。

3. 存储介质预处理

• 电子档案：
  • 所有电子文件需用专用加密软件（如 VeraCrypt）进行全盘加密，加密密钥由专人手写记录并密封保存，不与档案同箱存放。
  • 存储介质（如硬盘、U 盘）需提前进行病毒查杀，确保无恶意程序植入。
• 纸质档案：
  • 对易碎、易损文件（如胶片、手稿）进行塑封保护，放入防潮密封袋。
  • 重要纸质档案可扫描备份（备份数据同步加密），原件与备份分开存放。

二、打包操作：双人监督与防拆封技术

1. 操作环境管控

• 场地要求：在单位保密室或监控全覆盖的独立房间进行打包，禁止无关人员进入，操作期间关闭门窗，避免外部窥视。
• 设备检查：使用的打包工具（如胶带、纸箱、电子锁）需提前消毒，确保无 GPS 定位器、摄像头等窃密装置。

2. 物理包装强化

• 三层防拆封结构：
  • 内层：纸质档案用防撕毁密封袋封装，袋口粘贴带编号的一次性防伪标签（如 VOID 标签，撕开即显 “已开封” 字样）。
  • 中层：密封袋放入防震泡沫箱，箱盖缝隙处用 “防拆封钢丝封条” 固定（封条需激光刻印唯一编号，与档案清单对应）。
  • 外层：泡沫箱装入加厚纸箱，箱体接缝处用防拆封胶带（含纤维丝，撕裂会留痕）密封，胶带覆盖处需完整标注日期、操作人签字。
• 电子锁应用：
  • 高密级档案箱使用蓝牙电子锁，开锁记录实时同步至保密管理系统，异常开箱（如无授权解锁）自动触发警报。

3. 清单与密码管理

• 双重清单：
  • 明码清单：记录包装箱编号、外观特征（如尺寸、颜色）、件数，供运输途中清点使用。
  • 密码清单：单独制作加密文件清单，列明箱内档案密级、对应加密密钥（如硬盘密码、电子锁密码），由 2 名负责人分别保管一半内容，需双人在场方可解锁。
• 密码传递：禁止通过手机、邮件等电子方式传输密码，可手写密封在信封中，由专人随身携带。

三、运输过程：闭环管控与应急响应

1. 运输方式选择

• 优先自驾押运：
  • 高密级档案（绝密 / 机密）使用单位专用车辆运输，车辆需提前检查（无跟踪设备、GPS 正常），途中避免停靠服务区、人员密集区域。
  • 押运人员不少于 2 人，携带保密协议和身份证明，全程保持通讯畅通，每 2 小时向保密办报告位置。
• 资质物流备选：
  • 若必须委托物流，仅限选择经国家保密局认证的 “涉密载体运输资质” 企业（如邮政机要通信），签订《涉密运输安全协议》，明确丢失、泄露的法律责任。
  • 要求物流使用专车专线运输，不得中转、拼载，运输轨迹实时共享给搬迁小组。

2. 途中安全措施

• 车辆安保：
  • 运输车辆加装 GPS 定位和行车记录仪，数据留存至少 30 天。
  • 后备箱、车厢门使用一次性铅封（编号与档案箱封条对应），到达目的地前严禁开启。
• 突发情况处置：
  • 若发生车辆故障、交通事故，立即联系备用车辆转移档案，同时向当地保密部门和单位汇报，严禁自行联系非保密资质的第三方救援。
  • 若档案箱破损或疑似泄露，当场封存现场，由保密办派专人携带解密工具（如密钥信封）前往处理，禁止在非保密环境下拆封。

四、搬迁后：验收与存档

1. 接收验收流程

• 三方核验：接收人、押运人、保密办人员共同在场，按以下步骤验收：
  1. 外包装检查：查看封条是否完整、编号是否一致，箱体有无破损、水浸痕迹。
  2. 电子锁记录：调取电子锁开锁日志，确认无异常开箱记录。
  3. 内容清点：按明码清单核对箱数，高密级档案需逐份核对文件编号（非必要不全部拆封，避免反复暴露）。
• 问题处理：若发现封条破损或档案缺失，立即启动追责程序，同时对可能泄露的信息进行风险评估，必要时上报上级保密部门。

2. 存储与销毁

• 新址存储：档案入库后，按密级分类存放至保密柜或档案室，绝密级档案需单独存放于双人双锁柜，实行 “进出双登记” 制度。
• 废弃物处理：搬迁过程中产生的废纸、废胶带等垃圾，需用碎纸机粉碎或焚烧处理，禁止随意丢弃。

五、人员管理与责任追溯

1. 保密培训与监督

• 搬迁前对所有参与人员进行专项保密教育，重点强调 “三不原则”：不谈论档案内容、不私自拍照录像、不擅自离岗。
• 操作全程录像存档，视频保存期限不少于 3 年，以备后期审计。

2. 责任倒查机制

• 建立《搬迁安全责任台账》，记录各环节操作人、时间、地点，若发生泄密事件，按 “谁操作、谁负责” 原则追溯责任。
• 对违反保密规定的人员，依据《中国共产党纪律处分条例》《公职人员政务处分法》等法规严肃处理，涉嫌犯罪的移交司法机关。

关键风险点与应对

总结：搬迁安全核心要素

1. 全程闭环：从打包、运输到入库，确保档案始终处于可控状态，避免 “真空期”。
2. 技术防拆：利用物理封条、电子锁、监控等技术手段，提升非法拆封的难度和可追溯性。
3. 人员可信：通过审查、培训、双人监督，降低人为泄密风险。